Bab 8. Perencanaan Laporan Bisnis

A. Pengertian dan Jenis Laporan Bisnis

Menurut Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business Communications” mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, dan tersusun secara sistematis, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga, ke lembaga yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Laporan bisnis pada dasarnya dibuat untuk memudahkan dalam penyampaian informasi dari suatu lembaga atau organisasi yang satu ke organisasi yang lainnya. Laporan bisnis ditulis secara sistematis dan teratur. Laporan bisnis terbagi menjadi beberapa jenis, diantaranya adalah berdasarkan formalitas dan panjang laporan.

Adapun jenis – jenis laporan bisnis adalah sebagai berikut:

1. Laporan memorandum: laporan yang menggunakan format memo yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.
2. Laporan surat: laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, yang di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan referensi.
3. Laporan dalam bentuk cetakan: mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, dan baris-baris kosong.
4. Laporan formal: biasanya lebih panjang daripada laporan informal.

B. Bagian Pokok dalam Laporan Bisnis
1. Pendahuluan
- Pemberi kuasa
- Layout atau rencana presentasi
- Masalah
- Maksud penulisan laporan
- Ruang Lingkup
- Metodologi
- Sumber-sumber primer atau sekunder
- Latar belakang
- Definisi istilah
- Keterbatasan
- Rekomendasi
2. Isi teks (laporan)
3. Penutup
- Rangkuman
- Kesimpulan
- Rekomendasi
- Rencana tindakan
- Proposisi

C. Pengorganisasian Isi dalam Laporan Bisnis

Ada cara tersendiri dalam menyusun isi dalam laporan bisnis. Berikut akan dijelaskan beberapa cara dalam menyusun isi dalam laporan bisnis.

• Cara menyususn tubuh laporan

1. Cara deduktif/langsung: menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu sebelum menjelaskan hal-hal yang rinci.
2. Cara induktif: menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok dan kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan.

• Cara menyusun teks laporan

1. Membuat topik-topik atau kriteria
2. Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian-kejadian
3. Mendeskripsikan lokasi atau tempat
4. Menjelaskan suatu proses atau prosedur
5. Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alfabetis
6. Menyusun urutan tingkat familiaritas
7. Menyusun sumber-sumber yang digunakan
8. Pemecahan masalah

• Metode outline

Jenis-jenis judul

1. Judul topik: judul yang paling umum, dapat terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata, atau frasa singkat.
2. Judul kalimat lengkap: selalu mencakup subjek dan predikat.
3. Judul kalimat imperatif: dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak memiliki subjek.
4. Judul variant: biasanya dimulai dengan participle.

Format outline

1. Outline singkat/pendek: terdiri dari tiga atau empat judul dan subjudul, lebih baik diatur dalam format yang sederhana.
2. Outline panjang: dapat menggunakan kombinasi huruf dan angka, sistem desimal, atau kombinasi angka dan huruf.

Paralelisme dalam judul

D. Penulisan Laporan Singkat

Dalam laporan singkat, hanya mengutamakan isi dari laporan tersebut. Laporan singkat biasanya berupa memo atau surat sepanjang dua halaman. Bentuk umum dari laporan singkat adalah pembuka, hasil temuan, bahasan, dan penutup.

E. Membuat Laporan Bisnis yang Baik

Laporan bisnis yang baik mencakup tiga hal, yaitu:

1. Informasi yang akurat
2. Isi menunujukkan suatu pertimbangan yang baik dari penulis
3. Format, style, dan organisasi sesuai dengan kebutuhan pembaca

Sumber:

1.      Nawangsari, Sri. 1997. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma

2.      Purwanto, Djoko. 1997. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga

3.      Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis (2nd ed.). Jakarta: Erlangga.

4.      Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis (4th ed.). Jakarta: Erlangga.