Bab 2. Peranan Komunikasi dalam Dunia Bisnis

A. Peranan Komunikasi dalam Bisnis

Jika dalam sebuah organisasi atau bisnis tidak ada komunikasi, kemungkinan besar organisasi ini tidak akan bertahan lama. Oleh karena itu, komunikasi merupakan nyawa bagi sebuah organisasi dan pengertian bisnispun dapat dipahami dengan baik. Peran komunikasi dalam sebuah organisasi atau bisnis di antaranya adalah:

- Saling bertukar informasi
- Saling bertukar pilihan
- Untuk membuat rencana dan proposal
- Untuk mencapai mufakat
- Mengirim dan memenuhi pesanan
- Melakukan transaksi atau penjualan
- Melaksanakan keputusan

B.  Tujuan Komunikasi

Yang menjadi tujuan dari setiap proses komunikasi adalah :

Menciptakan pengertian yang sama atas setiap pesan dan lambang yang disampaikan,dengan maksud apa yang kita sampaikan itu dapat dimengerti oleh komunikan dcngan sebaik·baiknya sehingga mereka dapat mengerti dan mengikuti apa yang kita maksudkan.

Merangsang pemikiran pihak penerima untuk memikirkan pesan dan rangsang yang ia terima, supaya gagasan tersebut dapat diterima orang lain dengan pendekatan persuasif, bukan memaksakan kehendak.

Melakukan suatu tindakan yang selaras sebagaimana diharapkan dengan adanya        penyampaian pesan tersebut yaitu untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu Menggerakkan sesuatu itu dapat bermacam-macam, mungkin berupa kegiatan,  kegiatan yang dimaksud disini adalah kegiatan yang lebih banyak mendorong     namun yang penting harus diingat adalah bagaimana cara yang baik untuk     melakukannya.

Memahami orang lain, kita sebagai komunikator harus mengerti benar aspirasi masyarakat tentang apa yang diinginkan, jangan mereka menginginkan kemauannya. Setiap   kali kita bermaksud mengadakan komunikasi maka kita perlu meneliti apa yang menjadi tujuan kita.

C. Umpan Balik dan Bentuk-bentuknya

            Dalam suatu pertemuan seorang pimpinan megarahkan dengan gaya yang luwes, sehingga setelah pengarahan mendapat tepuk tangan yang meriah dari peserta yang hadir. Pengarahan di sini dinamakan pesan (message), sedangkan tepuk tangan merupakan umpan balik.

Bentuk-bentuk dari umpan balik antara lain :

1. External Feedback : diterima langsung oleh komunikator dari komunikan

2. Internal Feedback : diterima oleh komunikator dari komunikator itu sendiri

3. Direct Feedback : komunikan menggerakan salah satu anggota badannya secara langsung

4. Indirect Feedback : diterima dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar radio dll

5. Inferential Feedback : diterima dalam komunikasi massa dan disimpulkan sendiri oleh komunikator

6. Zero Feedback : umpan balik tidak dipahami oleh komunikator

7. Neutral Feedback : informasi yang diterima tidak relevan dengan pesan yang disampaikan

8. Positive Feedback : komunikasi yang disampaikan mendapatkan tanggapan yang positif

9. Negative Feedback : komunikasi yang disampaikan mendapatkan tanggapan yang negatif

D. Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi

Di dalam suatu komunikasi, ada kecenderungan beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima pesan dengan baik. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut dapat dikelompokan ke dalam empat masalah utama, yaitu:

1. Masalah dalam mengembangkan pesan

Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

2. Masalah dalam menyampaikan pesan

Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah penyampaian pesan dari pengirim ke penerima. Maslah yang paling jelas di sini adalaha factor fisik. Misalnya, terdapat sambungan kabel yang kurang baik pada sound system, kualitas suara sound system yang kurang baik, lampu yang tiba-tiba padam, audiens terhalang pilar/tiang bangunan, Salinan surat yang tak terbaca, dan lain-lain. Meski nampak sepele, gangguna-gangguan tersebut dapat menghalangi atau mengganggu suatu pesan.

3. Masalah dalam menerima pesan

Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima pesan.

4. Masalah dalam menafsirkan pesan

Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan, masalah terbesar terletak pada mata rantai terakhir, saat suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.

E. Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi

Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, antara lain:

1. Persepsi

Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.

2. Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula. Kedua, Coverage. Diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat, Biaya. Faktor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.

Komunikasi berbasis internet

Internet menjadi suatu media komunikasi yang memegang peranan sangat penting dalam perkembangan bisnis, secara garis besar terdapat tiga aktivitas bisnis utama yang dapat dikomunikasikan lewat internet :

• Membangun Produk.
• Aktivitas opersional
• Pelayanan Jasa,

Berbagai aktivitas bisnis dapat dilakukan melalui internet, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :

• Berbagi data internal.
• Rekruitmen calon pegawai.
• Memperolah partner bisnis, dan pelanggan.
• Menemukan informasi eksternal (pihak luar).
• Pembelian material dan peralatan.
• Promosi produk dan jasa.
• Fasilitas penunjang bagi pelanggan.
• Media kolaborasi dengan partner bisnis.
• Publikasi perkembangan bisnis.

Komunikasi bisnis berbasis internet, dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, yaitu :

• Menggunakan e-mail
• Diskusi melalui Milist (mailing list)
• Membuat suatu group/komunitas
• Melalui video konferensi
• Pesan singkat
• Telepon berbasis internet, dan
• Transfer data/dokumen

3. Ketepatan

Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.

4. Kredibilitas

Dalam berkomunikasi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.

5. Pengendalian

Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.

6. Kecocokan

Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.

Pendapat lain mengatakan bahwa agar komunikas berjalan secara efektif dan efisien maka ada 3 hal yang sangat penting yaitu :
1. Mampu membuat pesan dipahami.
2. Harus memahami pesan yang diharapkan yang dikirim kepada anda.
3. Kendali atas proses komunikasi harus diterapkan.

Selain itu agar dapat melakukan komunikasi bisnis yang efektif, seorang komunikan harus memiliki 3 kemampuan (skill), yaitu :

1. Empati,
2. Pembicara yang sederajat,
3. Proyeksi atau menciptakan dampak.

Dengan demikian apabila komunikasi bisnis berjalan secara efektif di suatu perusahaan akan dapat menghasilkan beberapa hal sebagai berikut :

• Mempercepat Penyelesaian Masalah.
• Memperkuat Pengambilan Keputusan.
• Meningkatkan Profesionalisme.
• Memberikan Respon yang Positif terhadap Stakeholder.
• Meningkatkan Produktivitas.
• Memperkuat hubungan Bisnis.

Referensi:

Nawangsari, Sri. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma

Purwanto, Djoko. (2003). Komunikasi Bisnis (2nd ed.). Jakarta: Erlangga.

Purwanto, Djoko. (2011). Komunikasi Bisnis (4th ed.). Jakarta: Erlangga.

Purwanto, Djoko. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.

belajarkomunikasi.com

http://www.bimbingan.org/pengertian-dari-komunikasi-bisnis.htm

http://groupof3.blogspot.com/2013/12/tujuan-manfaat-komunikasi-bisnis.html