Bab 13. Komunikasi dalam Tulisan

A. Penulisan Kabar atau Berita

Dasar penulisan berita, setelah mengumpulkan informasi, fakta mengenai suatu kejadian haruslah dapat menjawab pertanyaan siapa, apa, bilamana, di mana, kenapa, bagaimana, (dalam bahasa inggris 5W + 1H = Who, What, When, Where, Why, How). Selanjutnya, sudah umum sekali dikenal gaya menulis berita yang lazim disebut gaya penulisan piramida terbalik. Unsur berita yang paling kuat ditulis sebagai pembukaan (lead, teras, intro). Aspek peristiwa terpenting itu disebut juga point of maximal interest (titik perhatian maksimal – TPM), tujuannya merebut perhatian pembaca agar segera tertarik membaca berita itu. Rangkaian paragraf berikutnya berisi aspek peristiwa lainnya yang mendukung atau lebih merinci TPM, yang semakin ke bawah semakin kurang penting ibarat mengikuti gaya bangunan atau struktur piramida terbalik.

B. Penulisan Pesan-Pesan Persuasif

Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju. Di dalam suatu organisasi, seseorang menulis pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan dalam kaitannya dengan permohonan bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu. Selain untuk kepentingan internal organisasi, penyampaian pesan-pesan persuasif juga digunakan untuk kepentingan eksternal, misalnya permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerja sama. Pesan-pesan persuasive dimulai dengan melakukan analisis sudiens, mempertimbangkan perbedaan budaya, dan memilih pendekatan langsung atau tidak langsung.

C. Korespondensi (Surat Menyurat)

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dalam perkembangannya, seseorang dapat menulis surat dengan secarik kertas, namun dapat juga dengan menggunakan sarana komputer yang sudah dilengkapi dengan modem, yaitu surat elektronik.

Melalui surat, kita dapat menyampaikan informasi penting kepada orang lain, sebagai alat bukti tertulis, alat untuk mengingat-ingat, alat bukti historis, dan untuk pedoman kerja. Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis, yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat bisnis. Surat pribadi umumnya tidak memiliki suatu standar penulisan yang baku. Sedangkan surat dinas dan surat bisnis, umumnya harus mengikuti kaidah-kaidah bahasa. Sehingga kita tidak boleh membuat surat dinas dan surat bisnis menurut selera sendiri-sendiri.

Bagian-bagian penting dalam surat, biasanya mencakup kepala surat, tanggal, nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam pembuka, paragraph pembuka, paragraph isi, paragraph penutup, salam penutup, tanda tangan, nama terang, tembusan, dan inisial.
Sedangkan bentuk surat dapat dibedakan ke dalam (1) bentuk lurus penuh, (2) bentuk setengah lurus, (3) bentuk lurus, (4) bentuk bertekuk, dan (5) bentuk paragraph menggantung.
Secara umum, bahasa yang digunakan dalam dunia korespondensi mencakup tiga hal yaitu, (1) pilihlah kata-kata yang sudah dikenal, (2) kata-kata yang lazim, dan (3) pilihlah kata-kata secara cermat.

Sumber:

1. Purwanto, Djoko. (2003). Komunikasi Bisnis (2nd ed.). Jakarta: Erlangga.

2. Purwanto, Djoko. (2011). Komunikasi Bisnis (4th ed.). Jakarta: Erlangga.

3. Purwanto, Djoko. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.

Bab 11-12 Komunikasi Lisan dan Negosiasi

A. Komunikasi Lisan dalam Rapat

Di dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:

- Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.

- Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.

- Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional.

- Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

- Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.

B. Komunikasi Lisan dalam Wawancara

Wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya (pewawancara) dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi informasi (narasumber). Wawancara sangat penting dalam penelitian kualitatif, karena ia merupakan sarana atau teknik pengumpulan data/informasi. Setiap pengumpulan data kualitatif hampir selalu membutuhkan wawancara dengan sumber informasi, misalnya saksi mata, pelaku, pengamat, korban dan sebagainya. Wawancara adalah salah satu teknik meliput, selain terjun langsung ke lapangan atau tempat kejadian peristiwa dan studi literatur atau studi kepustakaan. Etika dalam wawancara di antaranya adalah, (1) sebutkan/perkenalkan identitas diri, (2) jelaskan tujuan wawancara, (3) datang tepat waktu, konfirmasi bila terlambat, dan (4) menghormati permintaan responden, buat secara tertulis. Sikap dalam wawancara yang perlu diperhatikan:
1. Fokus pada lawan bicara.
2. Fokus pada pembicaraan.
3. Tidak boleh memotong pembicaraan.
4. Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu keras).
5. Sabar.
6. Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
7. Jangan menyakiti hati responden.
8. Hindari bahasa menggurui responden.
9. Hindari kata-kata kasar (kotor).
10. Bersikap ramah.
11. Hindari sikap rakus.
12. Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
13. Ucapkan terima kasih.

C. Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

Sebagai mana kita sering mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.

Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:

1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.

2. Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.

3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.

4. Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.

5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.

Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.

Sumber:

1. Nawangsari, Sri. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma.

2. Yuliantri, R. A., M.Pd. (n.d.). Etika dan Komunikasi Wawancara. Retrieved May 11, 2016, from https://www.google.co.id/urlsa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwiRw5L4p9LMAhVFHJQKHbxbDogQFggiMAE&url=http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Rhoma%20Dwi%20Aria%20Yuliantri,%20S.Pd.,%20M.Pd./Etika%20dan%20Komunikasi%20Wawancara.pdf&usg=AFQjCNE0VTrtKdAo1RhDQvxkYZE6uyi2rQ&sig2=5iQm79N-PjyMgN9Sig3oIw

3. Ristianti, N. S. (n.d.). Wawancara dan Penggalian Informasi secara Lisan. Retrieved May 11, 2016, from http://www.academia.edu/9457366/kuliah_teknik_komunikasi_wawancara

4.  Anom, Erman., MM. (n.d.). Komunikasi dalam Negosiasi Bisnis. Retrieved May 11, 2016, from http://www.esaunggul.ac.id/article/komunikasi-dalam-negosiasi-bisnis/

Bab 9. presentasi Bisnis

1. Persiapan dasar presentasi bisnis

1. Menguasai topik yang akan dipresentasikan

2. Menguasai bebrbagai alat bantu yang akan digunakan dalam presentasi

3. Menganalisis audience

2. Penggunaan alat bantu dalam presentasi

            Dalam presentasi kita dapat menggunakan alat bantu seperti:

1. Microphon dan Sound

2. Proyektor dan Layar

3. Laptop atau Komputer

4. Papan Tulis

5. Laser Pointer

6. Aplikasi Power Point

7. OHP (Overheard Projector)

3. Menganalisa audiens

1. Siapa audiennya?

2. Apa yang diinginkan audien?

3. Di mana melakukan presentasi?

4. Kapan melakukan presentasi?

5. Mengapa melakukan presentasi?

6. Bagaimana melakukan presentasi?

4. Mempersiapkan diri dan mental

            Dalam melakukan presentasi tentu kita harus mempersiapkan diri dan mental, supaya kepercayaan diri meningkat dan presentasi dapat berjalan lancar.

Prinsip dasar dalam presentasi , di antaranya:

1. Mengendalikan rasa takut

2. Membangun fondasi presentasi

3. mempersiapkan materi

4. Mempersiapkan diri

Sumber : books.google.com

Bab 8. Perencanaan Laporan Bisnis

A. Pengertian dan Jenis Laporan Bisnis

Menurut Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business Communications” mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, dan tersusun secara sistematis, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga, ke lembaga yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Laporan bisnis pada dasarnya dibuat untuk memudahkan dalam penyampaian informasi dari suatu lembaga atau organisasi yang satu ke organisasi yang lainnya. Laporan bisnis ditulis secara sistematis dan teratur. Laporan bisnis terbagi menjadi beberapa jenis, diantaranya adalah berdasarkan formalitas dan panjang laporan.

Adapun jenis – jenis laporan bisnis adalah sebagai berikut:

1. Laporan memorandum: laporan yang menggunakan format memo yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.
2. Laporan surat: laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, yang di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan referensi.
3. Laporan dalam bentuk cetakan: mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, dan baris-baris kosong.
4. Laporan formal: biasanya lebih panjang daripada laporan informal.

B. Bagian Pokok dalam Laporan Bisnis
1. Pendahuluan
- Pemberi kuasa
- Layout atau rencana presentasi
- Masalah
- Maksud penulisan laporan
- Ruang Lingkup
- Metodologi
- Sumber-sumber primer atau sekunder
- Latar belakang
- Definisi istilah
- Keterbatasan
- Rekomendasi
2. Isi teks (laporan)
3. Penutup
- Rangkuman
- Kesimpulan
- Rekomendasi
- Rencana tindakan
- Proposisi

C. Pengorganisasian Isi dalam Laporan Bisnis

Ada cara tersendiri dalam menyusun isi dalam laporan bisnis. Berikut akan dijelaskan beberapa cara dalam menyusun isi dalam laporan bisnis.

• Cara menyususn tubuh laporan

1. Cara deduktif/langsung: menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu sebelum menjelaskan hal-hal yang rinci.
2. Cara induktif: menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok dan kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan.

• Cara menyusun teks laporan

1. Membuat topik-topik atau kriteria
2. Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian-kejadian
3. Mendeskripsikan lokasi atau tempat
4. Menjelaskan suatu proses atau prosedur
5. Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alfabetis
6. Menyusun urutan tingkat familiaritas
7. Menyusun sumber-sumber yang digunakan
8. Pemecahan masalah

• Metode outline

Jenis-jenis judul

1. Judul topik: judul yang paling umum, dapat terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata, atau frasa singkat.
2. Judul kalimat lengkap: selalu mencakup subjek dan predikat.
3. Judul kalimat imperatif: dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak memiliki subjek.
4. Judul variant: biasanya dimulai dengan participle.

Format outline

1. Outline singkat/pendek: terdiri dari tiga atau empat judul dan subjudul, lebih baik diatur dalam format yang sederhana.
2. Outline panjang: dapat menggunakan kombinasi huruf dan angka, sistem desimal, atau kombinasi angka dan huruf.

Paralelisme dalam judul

D. Penulisan Laporan Singkat

Dalam laporan singkat, hanya mengutamakan isi dari laporan tersebut. Laporan singkat biasanya berupa memo atau surat sepanjang dua halaman. Bentuk umum dari laporan singkat adalah pembuka, hasil temuan, bahasan, dan penutup.

E. Membuat Laporan Bisnis yang Baik

Laporan bisnis yang baik mencakup tiga hal, yaitu:

1. Informasi yang akurat
2. Isi menunujukkan suatu pertimbangan yang baik dari penulis
3. Format, style, dan organisasi sesuai dengan kebutuhan pembaca

Sumber:

1.      Nawangsari, Sri. 1997. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma

2.      Purwanto, Djoko. 1997. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga

3.      Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis (2nd ed.). Jakarta: Erlangga.

4.      Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis (4th ed.). Jakarta: Erlangga.