Bab 6. Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

A. Penentuan Proses Komposisi

Proses komposisi penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan personel grup yang akan mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengan, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyususnan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu:

1. Perencanaan. Dalam tahap ini, hal-hal yang perlu dipersiapakan adalah maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran/media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan, dan intonasi saat berbicara. Pada dasarnya proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yaitu, mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.

2. Organisasi dan Komposisi. Tahap ini erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu, perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3. Revisi. Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, maupun paragraf, perhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah diungkapkan dengan benar.  Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari segi substansi pesan yang ingin disampaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya.

B. Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan tujuan komunikasi. Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, maka perlu terlebih dahulu dijawab tiga pertanyaan penting, yaitu: apakah tujuan tersebut realistis? Apakah waktunya sudah tepat? Dan, apakah tujuan tersebut dapat diterima di dalam organisasi tersebut? Untuk dapat melakukan hal tersebut, pertama harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1. Mengapa tujuan harus jelas? Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan di dalam mencapai tujuan yang dikehendaki. Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup: (1) keputusan untuk meneruskan pesan, (2) keputusan untuk menanggapi audiens, (3) keputusan untuk memusatkan isi pesan, (4) keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan.

2. Tujuan komunikasi bisnis. Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu: memberi informasi, persuasi, dan melakukan kolaborasi dengan audiens.

3. Cara menguji tujuan, dengan menanyakan empat hal ini yaitu, (1) apakah tujuan tersebut realistis? (2) apakah waktunya tepat? (3) apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? (4) apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

C. Analisis Audiens

1. Cara mengembangkan profil audiens
- Menentukan ukuran dan komposisi audiens.
- Siapa audiensnya.
- Reaksi audiens.
- Tingkat pemahaman audiens.
- Hubungan komunikator dengan audiens.
2. Cara memuaskan kebutuhan akan informasi audiens
- Temukan/cari apa yang diinginkan oleh audiens.
- Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan.
- Berikan semua informasi yang diperlukan.
- Yakinkan bahwa informasinya akurat.
- Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens.
3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens, salah satu caranya adalah

dengan mengatur pesan-pesan sedemikan rupa, sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.

D. Penentuan Ide Pokok

1. Teknik brainstorming
- Storyteller's Tour
- Random List
- CFR (Conclusion, Findings, Recommendations) Worksheet
- Journalistic Approach
- Question and Answer Chain
2. Pembatasan Cakupan

E. Seleksi Saluran dan Media
Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran
- Saluran lisan (oral)
- Saluran tertulis (written)

Sumber:
1. Purwanto, Djoko. (2003). Komunikasi Bisnis (2nd ed.). Jakarta: Erlangga.
2. Purwanto, Djoko. (2011). Komunikasi Bisnis (4th ed.). Jakarta: Erlangga.
3. Purwanto, Djoko. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.